Para la recopilación de la información se registra en un formato, el cual incluye aspectos como: características del barco, especie objetivo de pesca, especies de capturas incidental, especies de aves y su mitigación, mamíferos marinos, tortugas, tiburones, especies bajo algún esquema de protección, adicionalmente, este formato cuenta con un apartado para la toma de información que sea considerada relevante para el observador. Además toda la evidencia registrada por los observadores son documentada mediante fotos y videos.
Se cuenta con guías especializadas para la identificación de especies de pelágicos menores, detallando características morfológicas de cada organismo. Al igual, para cada grupo (peces, aves, mamíferos y tortugas marinas, especies protegidas) que pudiera interactuar en la faena de pesca de Sardina. Estas guías cuentan con información que es actualizada anualmente, la cual permitirá que la información plasmada de las especies afectadas por la pesca de Sardina sea fidedigna.